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Pour anticiper les difficultés financières et améliorer sa trésorerie, il est primordial de suivre de près ses créances clients et en particulier les impayés. Il n’y a rien de plus désagréable pour un entrepreneur que de devoir relancer un client qui n’a pas réglé sa facture. Par manque de temps ou de procédure adaptée, beaucoup préfèrent abandonner.

Or, relancer rapidement les factures échues permet de maintenir une bonne trésorerie et diminuer le délai de paiement.

Comment s’y prendre ? par où commencer ?

Je vous livre ici ma procédure en 5 étapes pour vous aider.

1 – En anticipant (parce qu’il vaut mieux prévenir que guérir)

Contacter votre client avant l’échéance pour être sûr qu’il ait bien reçu et pris connaissance de votre facture. (Ex : La facture XX arrive à échéance le XX/XX/XX. Pouvez-vous me confirmer que le paiement sera effectué à cette date ? N’hésitez pas à revenir vers moi en cas de besoin.) Il m’arrive régulièrement de le faire pour des clients chez qui je suis en charge des factures et règlements clients.

2- la relance téléphonique

L’appel téléphonique (entre J+3 et J+7) : La facture est arrivée à échéance mais pas de trace de règlement. Parfois, il s’agit d’un simple oubli, qui se règle rapidement par téléphone. Là aussi, il m’arrive très régulièrement de passer un simple coup de téléphone. L’affaire est souvent réglée dans la semaine qui suit.

3- les courriers simples

• les 1ere et 2eme relance (à J+7 et J+14) : rappeler sur cette relance la date et le montant de la facture ainsi que la date d’échéance. Je joins toujours une copie de la facture. Cette première lettre doit être courtoise (ex : Sauf erreur de notre part, nous n’avons à ce jour toujours pas reçu le paiement de XXX€ correspond au détail des factures ci-jointes. Or celles-ci sont arrivées à échéance. Nous ne doutons pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part.
• la seconde relance aura un ton un peu plus ferme (ex : Je vous ai envoyé par courrier le XX une première relance ainsi que la facture FXX d’un montant de XXX€ qui correspond à XX. Sauf erreur de ma part, je  n’ai à ce jour toujours pas reçu le paiement de cette facture. Je vous demande donc de me faire parvenir le règlement de cette facture au plus tard le XX.

4 – le courrier recommandé

• la mise en demeure est le dernier courrier envoyé avant le recours judiciaire. Elle doit comporter les mêmes informations que les courriers précédents mais être envoyée en accusé réception (qui constituera une preuve d’envoi pour la future procédure judiciaire.

5- la procédure de recouvrement

• avec huissier de justice : attention, il s’agit d’une procédure couteuse qui sera à vos frais.
• l’injonction de payer (demande à déposer directement au tribunal de commerce ou au tribunal judiciaire)
• sur CREDISYS qui est une plateforme de traitement des petites créances (maximum 5000 € ) développée par la Chambre Nationale des Commissaires de Justice.

Bonus : se faire accompagner

Comme je l’ai mentionné plus haut, il m’arrive régulièrement de faire des relances de règlements pour le compte de mes clients. Cela peut paraître long et fastidieux, mais pour moi qui aie l’habitude (et des process bien rodés), j’y consacre moins de 2h par mois.